Wordで仕様書、論文、契約書などを書く際のWordテクニック参考書

仕事上、仕様書や契約書を書くことがままあるのですが、自分で書く場合はほとんどWordで書くようにしています。Wordで書くメリットとして、

  • ドキュメントの骨子を作成するのにアウトライン機能が便利
  • スタイル機能を使うことで、書式の統一/変更が容易
  • 目次を自動生成することができる
  • 途中加筆しても、自動的にページ送りや段落番号の採番がおこなれる
    (契約書の条文管理はこれがとても便利)
  • 図/表番号の管理ができる
  • ドキュメントを分割することで、多人数での分担が行いやすい
  • 変更履歴を記録することができる
  • 相互参照機能で、参照先の見出しにリンクができる
    (これも契約書の条文で、他の条を参照させる際にとても便利)

などが挙げられます。

一方で特に開発ベンダーから送られてくる仕様書はほとんどがExcelのスプレッドシートを方眼紙のように使っている場合が多いです。中にはPowerPointというところもあります。ExcelやPowerPointで記述する場合、ページ番号や目次の管理ってものすごく大変だと思うのですが、それらに稼働をかけてでもExcelやPowerPointを無理矢理使ってドキュメントに仕立て上げているケースが多いようです。そんなドキュメントをみながら、ドキュメントのメンテナンスも相当大変だろうなぁと思わざるにはいられません。

これらの理由はExcelやPowerPointがWYSIWYGエディタとして使いやすい特徴を(一部)備えているからというのもあるでしょうが、大半はWordの優れた機能を理解出来ていないことが根本にあると思っています。特に、Wordの入門書で、重要な概念であるスタイルについて説明しているものがほとんどないことがこの原因でしょう。学会などでは、Wordのスタイルテンプレートが配布されているのに、ビジネスの現場でそれもITの職場でなかなかWordを使いこなせていないのはもったいないなといつも思っています。

少しでも思い当たる節がある方は、是非以下の本を参考に今年はWordでのドキュメント作成を検討されてみてはいかがでしょうか?

Wordを使ってチームでドキュメントを作成する際にネックとなるのが、上記の本で身につけたテクニックをチームに水平展開しないといけないことです。自分は使えるけれど、他のメンバーが使えないという理由でやむなくExcel方眼紙やPowerPointに付き合っている方も恐らく多いのではないかと思います。私もここが目下最大の悩みどころだったりします。こればかりは、自分の身の回りに粛々と普及啓蒙活動をしていくほかないのかもしれません。

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